La importancia de calificar prospectos

La Importancia de Prospectar y Calificar Prospectos

¿Por qué crees que los vendedores profesionales ocupan el 80% de su tiempo prospectando y calificando prospectos? Todos pensaríamos que la mayor parte de su tiempo está en el cierre de ventas, pero no es así, eso ocupa muy poco tiempo si la prospección y la calificación estuvieron bien hechas.

El Enfoque de los Vendedores Profesionales

Los vendedores profesionales dedican aproximadamente el 80% de su tiempo a prospectar y calificar prospectos por varias razones fundamentales. En primer lugar, entender la calidad del prospecto desde el inicio es crucial para garantizar que el tiempo y los recursos se inviertan de manera eficiente. 

Prospectar implica identificar leads potenciales, pero la verdadera eficacia radica en la capacidad de discernir entre prospectos cualificados y aquellos que no lo son. Este proceso de calificación asegura que los esfuerzos de ventas se centren en aquellos clientes potenciales que tienen una alta probabilidad de convertirse en ventas exitosas.

Mark Cuban es conocido por ser propietario del equipo de básquetbol “los Dallas Mavericks”. Antes de ser empresario, Cuban trabajó en varias cosas, incluyendo vendedor de software y bartender. 

En 1990, fundó MicroSolutions, una empresa de servicios informáticos que después vendió por 6 millones de dólares. Luego, fundó Broadcast.com, una plataforma de transmisión de audio y video en línea que vendió a Yahoo! por 5,7 mil millones de dólares. 

También ha sido juez en el programa de televisión «Shark Tank», y es autor de varios libros sobre negocios e inversiones. Él dice que «El éxito en ventas no es la cantidad de prospectos que tienes, sino la calidad de los prospectos que tienes».

Y justamente ese es el enfoque de todos los vendedores profesionales: arrancar su proceso de ventas únicamente con prospectos calificados. Si logran este cometido, sus ventas estarán garantizadas, cosa que no sucede con quienes no se cercioran de tener calidad en su embudo de ventas.

Y para ilustrar lo crucial de encontrar prospectos calificados, te quiero contar la historia del primo de un amigo, un empresario exitoso, que de pronto se encontró al borde del fracaso por la falta de ventas. 

Su negocio había logrado una gran reputación gracias a años de trabajo duro y dedicación, lo que resultó en un flujo constante de prospectos que lo mantenían en el camino del éxito. Sin embargo, un día, el empresario dejó de ponerle tanta atención al área comercial, y el flujo de prospectos comenzó a disminuir. Desesperado por recuperar el volumen de prospectos, decidió contratar a un vendedor para que aumentara el número de ventas y con suerte, recuperar el flujo constante de prospectos que solía tener. 

A medida que pasaban los días, el nuevo vendedor parecía estar haciendo un buen trabajo, porque el embudo de ventas tenía nuevos prospectos. Sin embargo, los días pasaban sin resultado alguno y después de tres meses, las ventas seguían sin cerrarse. El dueño comenzó a preocuparse. ¿Qué estaba pasando? ¿Por qué el vendedor no estaba cerrando ninguna venta? Así que decidió revisar la lista de prospectos que había logrado generar el vendedor y para su sorpresa, descubrió que solo dos de los doce prospectos contactados habían mostrado interés en comprar algo. La preocupación del dueño se convirtió en desesperación, y la desesperación lo llevó a ejercer presión para cerrar esas ventas. Pero, no importaba lo duro que el vendedor trabajara, el embudo de ventas seguía vacío. Esa es justamente la raíz del problema: la falta de prospectos calificados.

La situación que te acabo de describir es muy desalentadora, y muchos dueños de negocio la viven diariamente. Entran en un ciclo de desesperación por falta de ventas que los lleva a pensar lo peor. ¿Qué pasa si el negocio ya no se recupera? ¿Cómo voy a hacer frente a la situación financiera? Y es un tema de alta presión y ansiedad que únicamente magnifica y acelera el fracaso. 

La desesperación se puede percibir, tanto en las acciones que se toman, como en el tono de voz, el lenguaje corporal y las palabras del vendedor. Todo transmite nerviosismo, mismo que es captado por el prospecto. La gente desesperada toma malas decisiones porque tiene la mente nublada, por lo que una venta que sin problemas se hubiera conseguido, se pierde por un mal manejo.

Construyendo un Sistema Sólido para Prospectar

¿Qué pasaría si la empresa se ocupa en construir un sistema que genere prospectos de diversas fuentes, los califica y mantiene el embudo siempre lleno de prospectos calificados?

Ahí no hay falla, las ventas van a caer sí o sí, por muy malo que sea el vendedor para cerrar ventas. Si dedicó el tiempo suficiente para calificar un buen volumen de prospectos y siguió su proceso de ventas, tendrá una buena tasa de conversión. Hay suficientes peces en el mar como para salir a pescar tranquilamente, pero se necesitan probar y medir diversas estrategias de generación de prospectos hasta encontrar aquellas que sean lo suficientemente buenas para tu negocio, así como calificar a todos los prospectos que lleguen para que tu embudo únicamente esté cargado de prospectos calificados.

embudo-ventas

Aquí te comparto algunas acciones que puedes realizar:

  1. Diversificación de Fuentes: Un sistema sólido de prospección implica buscar clientes potenciales en diversas fuentes. Esto puede incluir estrategias como marketing digital (SEO, publicidad en redes sociales, contenido relevante), networking en eventos de la industria, referencias de clientes existentes, colaboraciones con otras empresas, entre otros. La diversificación garantiza un flujo constante de prospectos y reduce la dependencia de una única fuente.
  2. Segmentación y Perfilado: No todos los prospectos son iguales. Es crucial segmentar la base de prospectos según criterios relevantes para el negocio (como industria, tamaño de la empresa, necesidades específicas) y crear perfiles detallados de cada segmento. Esto permite personalizar las estrategias de prospección y adaptar los mensajes de venta a las necesidades particulares de cada grupo de prospectos.
  3. Automatización y Herramientas Tecnológicas: El uso de herramientas de automatización como CRM (Customer Relationship Management) facilita el seguimiento y la gestión de prospectos a lo largo del ciclo de ventas. Estas herramientas ayudan a registrar interacciones, programar seguimientos, analizar datos y medir la efectividad de las estrategias de prospección, lo que optimiza el proceso y aumenta la productividad de los vendedores.
  4. Calificación y Priorización: Implementar un sistema de calificación de prospectos (lead scoring) basado en criterios predefinidos ayuda a priorizar los esfuerzos de ventas en los prospectos más prometedores. Esto se logra asignando puntajes a los prospectos según su nivel de interés, capacidad de compra y ajuste con el perfil ideal del cliente. Los prospectos calificados reciben atención prioritaria, maximizando así las oportunidades de conversión.
  5. Capacitación y Mejora Continua: Es fundamental capacitar a los equipos de ventas en las mejores prácticas de prospección, técnicas de comunicación efectiva y uso de herramientas tecnológicas. Además, se debe fomentar una cultura de mejora continua, donde se analicen regularmente los resultados de las estrategias de prospección, se identifiquen áreas de oportunidad y se implementen ajustes y mejoras constantes para optimizar el rendimiento del sistema.
  6. Evaluación de Resultados y KPIs: Definir indicadores clave de rendimiento (KPIs) relacionados con la prospección (como tasa de conversión de prospectos, tiempo de ciclo de ventas, retorno de inversión en estrategias de prospección) permite evaluar la efectividad del sistema y tomar decisiones informadas para ajustar estrategias según sea necesario.
En resumen, construir un sistema sólido de prospección implica combinar estrategias diversificadas, herramientas tecnológicas eficientes, procesos de calificación y priorización efectivos, capacitación continua y análisis de resultados. Al enfocarse en estos aspectos, las empresas pueden desarrollar un proceso de prospección robusto que genere un flujo constante de prospectos cualificados y contribuya al éxito sostenible en las ventas.

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